Delegieren

Am häufigsten werden Aufgaben delegiert. Die Vorgehensweise ist jedoch bei allen Datensatz-Typen gleich.

• Öffnen Sie die entsprechende Aufgabe.
• Im Bereich Teilnehmer fügen Sie den Benutzer zur Liste Teilnehmer hinzu, an den Sie die Aufgabe delegieren möchten.
• Tragen Sie sich selbst als Teilnehmer am Datensatz aus.

Damit haben Sie den Datensatz delegiert.

Wenn kein Teilnehmer in einem Datensatz angegeben ist, dann ist der Datensatz öffentlich und alle Anwender haben vollen Zugriff auf diesen Datensatz.

Den speziellen Benutzer Alle (Öffentlich) können Sie ebenfalls bei einem Datensatz wählen. Dann können Sie für alle Anwender ein Zugriffsrecht festlegen.

An delegierten Datensätzen behält der Anwender vollständige Rechte, der den Datensatz zuletzt geändert hat.

Dafür muss dieser Anwender allerdings noch Fremdzugriff auf den Datensatz besitzen, da der Datensatz sonst in keiner Ansicht mehr sichtbar ist. Er verliert Zugriffsrechte, sobald ein anderer Anwender diesen Datensatz ändert.

Beispielsweise tragen Sie sich als Teilnehmer aus einem Termin aus und bemerken, dass Sie den falschen Termin geändert haben. Dann können Sie in den Kalender eines anderen beteiligten Kollegen gehen, auf den Sie evtl. nur lesenden Zugriff besitzen und sich als Teilnehmer wieder einfügen.

Wenn allerdings ein anderer Anwender den Datensatz in der Zwischenzeit geändert hat, hat der vorherige delegierende Teilnehmer keine Rechte mehr.

Hinweise für überwachte Aufgaben

• Bei Aufgaben können Sie überwachen lassen, ob die Fälligkeit dieser Aufgaben überschritten wird. Bei einer Überschreitung der Fälligkeit sowie bei jedem Ändern oder Löschen der Aufgabe werden die Teilnehmer automatisch benachrichtigt.
• Benachrichtigungen werden nur an Teilnehmer der Aufgabe verschickt! Wenn Sie benachrichtigt werden möchten, müssen Sie als Teilnehmer bei der Aufgabe eingetragen sein.